Übernahme der für die Abwicklung der Verwaltung erforderlichen Unterlagen vom Auftraggeber und das Anschreiben aller Hauslieferanten und Abgabestellen
Organisation, Anlage und laufende Führung der Akten
Führung und Wartung der Stammdaten (Eigentümernamen, Eigentümeradressen, Nutzflächen, Branchen etc.)
Abwicklung des mit der ordentlichen Verwaltung der Liegenschaft im Zusammenhang stehenden Schriftverkehres mit Wohnungseigentümern und mit Behörden (im normalen Umfang)
Vertretung des Auftraggebers vor Verwaltungs- und sonstigen Behörden und die Wahrnehmung von Behördenterminen sowie rechtzeitiger Berichterstattung darüber, sofern kein Rechtsanwalt betraut ist
Information des Auftraggebers über alle wichtigen und/oder ungewöhnlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verwaltung der Liegenschaft
Einberufung von Eigentümerversammlungen alle zwei Jahre samt den damit verbundenen Verwaltungsaufgaben
Ausfertigung von Schlüsselbestätigungen, Verwahrung von Hausschlüssel
Kaufmännische
Immobilienverwaltung WEG
Erstellen der monatlichen Betriebskostenvorschreibung inkl. Rücklagenbildung
Inkasso und Mahnwesen betreffend die Beitragszahlungen der Mit- und Wohnungseigentümer;
Der Verwalter hat den Zahlungstermin für die laufenden Akontozahlungen der Mit- und Wohnungseigentümer zu überwachen und das Mahnwesen bis zur erforderlichen Einleitung von rechtlichen Schritten im Einvernehmen mit dem Auftraggeber (Bekanntgabe der Mahnstufe) vorzunehmen. Rückständige Beitragsleistungen sind unter Einhaltung der Vorschriften des § 20 Abs. 5 und § 27 Abs. 2 WEG 2002 einbringlich zu machen.
Kontrolle der Betriebskosten samt allfälliger Anpassung
Überwachung des bestehenden Versicherungsschutzes für die Liegenschaft
Abwicklung von Versicherungsschäden
Abwicklung des gesamten, die Liegenschaft betreffenden Zahlungsverkehrs
Erstellung der Jahresabrechnungen für Betriebs- und sonstige Bewirtschaftungskosten bis zum 30.06. des Folgejahres inkl. Rücklagenabrechnung
Einrichten und Führung eines Treuhandkontos für die Liegenschaft bei unserer Hausbank
Rechnerische und inhaltliche Prpfung aller Kauf-, Lieranten-, Dienstleisungs- und Reparaturrechnungen
Monatliche bzw. quartalsmäßige Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
Geltendmachung und Verfolgung von Schadenersatzansprüchen sowie Gewährleistungsansprüchen betreffend Arbeiten, die vom Verwalter beauftragt wurden
Abschließen und Kündigung von Wartungs-, Lieferanten-, Versicherungs- und sonstigen Dienstliestungsverträgen
Jährliche Erstellung einer Vorschau über die in absehbarer Zeit notwendigen, über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungsarbeiten und die in Aussicht genommenen Verbesserungsarbeiten, die dafür erforderlichen Beiträge zur Rücklage sowie die sonst vorhersehbaren Aufwendungen, vor allem die Bewirtschaftungskosten und die sich daraus ergebenden Vorauszahlungen, bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode
Erstellen der monatlichen Vorauszahlungen auf die Liegenschaftsaufwendungen; Die Vorschreibungen zu den Liegenschaftsaufwendungen erfolgen in monatlichen Akonti, welche jeweils am 05. eines jeden Kalendermonats fällig sind. Soweit dies zur Bestreitung der Liegenschaftsaufwendungen im Einzelfall erforderlich ist, ist der Verwalter berechtigt, nach pflichtgemäßem Ermessen die erforderlichen Beträge im Rahmen von Sondervorschreibungen einzuheben.
Darlehenskontoführung Die Aufnahme von Darlehen für die Eigentümergemeinschaft bedarf einer vorhergehenden Beschlussfassung der Eigentümergemeinschaft. Ausgenommen davon sind Kontoüberziehungen auf den für die Eigentümergemeinschaft geführten Konten, die zu dem für die ordentliche Verwaltung der Wohnungseigentumsanlage erforderlichen Zahlungsverkehr gehören.
Überwachung und Einhaltung der Hausordnung
Ordnungsgemäße Führung der Beschluss-Sammlung gem. § 24 Abs. 7 WEG. Gewährung der Einsichtnahme in die Beschluss-Sammlung (z.B. schriftlich/elektronisch) bestimmt der Verwalter.
Technische
Immobilienverwaltung WEG
Regelmäßige Begehung des gemeinschaftlichen Eigentums zur Feststellung des Instandhaltungs- bzw. Instandsetzungsbedarfs. Die Begehung findet grundsätzlich einmal jährlich statt, sofern nicht Veranlassung zu einer außerplanmäßigen Begehung besteht. Einleitung von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen. Vorbereitung einer Beschlussfassung bei größeren Instandhaltungsnotwendigkeit.
Evidenzhaltung der für die Betriebsführung erforderlichen Unterlagen, wie Bescheide, Pläne, Betriebs- und Wartungsvorschriften
Abschluss von Wartungs- und Betreuungsverträgen nach Rücksprache mit dem Auftraggeber
Vergabe von Reparaturarbeiten und allenfalls Einholung von Kostenvoranschlägen im Rahmen der laufenden Erhaltung (Kleinreparaturen) nach Beauftragung durch den Auftraggeber im Einzelfall, es sei denn, es würde Gefahr in Verzug oder ein sonstiger Umstand vorliegen, der eine unverzügliche Beauftragung notwendig macht
Einholung von drei vergleichbaren Kostenvoranschlägen für größere Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten
Prüfung von vorgebrachten Eigentümerwünschen im Zusammenhang mit der laufenden Verwaltungstätigkeit
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